Livello difficoltà facile: 
Una breve panoramica delle funzionalità di Documenti, la web-application per la creazione e la condivisione di documenti di testo che fa parte di Google Docs, la suite di applicazioni per l’Office di Google. Al termine del tutorial sarete in grado di scrivere una documento, condividerlo con un altro utente e esportarlo nel formato che preferite. Google Docs (per noi italiani Google Documenti) è una collezione di applicazioni web-based per la creazione, la conservazione e la condivisione on line di documenti di tipo “office”. Attualmente è composta da un word processor, un elaboratore di fogli di calcolo e uno di presentazioni. Google Docs permette a più utenti di lavorare in tempo reale sullo stesso documento, ed è compatibile con i formati più diffusi (come Pdf, Microsoft Office e OpenDocument).
Un po’ di storia
Google Docs è stato lanciato il 10 ottobre del 2006, a partire dalla fusione di Writely, un word processor web-based creato da Upstartle, e da Google Spreadsheets, un elaboratore di fogli di calcolo sviluppato dal colosso di Mountain View. Nel settembre del 2007 è stato aggiunto anche un programma per creare le presentazioni.
Creare un documento di testo con Google Docs
La versione italiana di Google Docs è raggiungibile all’indirizzo http://docs.google.it. E’ completamente gratuita, ma per accedere è indispensabile possedere un account Google. Inserite la vostra username e password nei campi appositi [fig.1]. Se vi collegate da un computer privato, della cui sicurezza siete ragionevolmente certi, cliccate per far apparire un segno di spunta nel riquadro di selezione accanto a “Ricordami su questo computer”. In questo modo non avrete bisogno di inserire username e password nei prossimi accessi.
fig.1 – la pagina di accesso a Google Docs
Una volta entrati nell’applicazione, l’utente si troverà di fronte un’interfaccia unificata [fig.2], simile a quella di gmail, dalla quale possono essere gestiti tutti i tipi di documenti. La schermata è divisa in due diverse zone. La struttura ad albero sulla sinistra mostra l’organizzazione gerarchica – divise per tipo e posizione – dei documenti. Sulla destra, invece, vengono visualizzati i nomi dei documenti, che possono essere organizzati nelle varie cartelle attraverso semplici operazioni di drag&drop. Per importare un documento cliccare sul pulsante “carica”.
fig.2 – l’interfaccia di Google Documenti
Per creare un nuovo testo, invece, bisogna cliccare sul pulsante nuovo, in alto a sinistra, e selezionare la voce “documento” dal menù [fig.3]. Si aprirà una nuova interfaccia a pannelli, una versione web delle GUI standard che si trovano nei word processor. Il pulsante File, in alto a sinistra, permette di accedere alle opzioni di salvataggio, cancellazione, impostazioni, conteggio parole ed esportazione del documento. Attualmente (gennaio 2007) è possibile salvare i propri testi in formato MS Word, OpenOffice, Rich Text Format, Pdf, testo semplice e html compresso.
fig.3 – creare un nuovo documento
Una volta aperto un nuovo documento, selezionare la linguetta “Modifica” per spostarsi nell’area di composizione del testo [fig.4]. Da qui è possibile accedere alle più comuni funzioni di formattazione testi. Rispettivamente, da sinistra verso destra: annulla ultima azione, ripristina, taglia, incolla copia, grassetto, corsivo, sottolineato, selezione font, dimensione carattere, colore carattere, colore evidenziatore, link, elenco numerato, elenco puntato, riduci rientro, aumenta rientro, citazione, allineamento a sinistra, al centro e a destra, rimuovi formattazione. Premendo il tasto Stile, invece, si potranno modificare le opzioni di titoli, spaziatura, apice e pedice. Per il controllo ortografico, cliccare in basso a destra. Selezionando la tab “Inserisci” è possibile inserire nel documento creato immagini, link, commenti, tabelle, segnalibri, separatori e caratteri non standard. Cliccando sulla tab revisioni, invece, si otterrà una cronologia delle modifiche apportate dai vari utenti al documento.
fig.4 – l’area di composizione testo
Le due linguette più a sinistra (dopo i tasti modifca html, antemprima, stampa ed email) sono deputate alla condivisione e la pubblicazione del testo. Cliccando su Condividi, l’autore potrà invitare altre persone a modificare o semplicemente visionare, in tempo reale, il documento. Selezionando “Pubblica”, all’utente sarà data la possibilità di pubblicare il documento di testo su una pagina di Google o sul proprio blog.
I file creati in Google Docs possono essere salvati sul proprio computer in vari formati. Ma una copia viene conservata automaticamente anche sul server del motore di ricerca, utilizzando lo spazio assegnato dall’account. Esistono però dei limiti da rispettare. Ogni utente non può avere più di 5mila documenti, ognuno dei quali di dimensioni inferiori ai 500 kilobyte, più due megabyte per ogni immagine inserita.
Ma adesso facciamo un po’ di pratica.
Adesso creiamo un documento con un’immagine, condividiamolo con un collaboratore e salviamolo sul nostro hard disk, esaminando pro e contro dei formati in cui possiamo esportarlo.
Per prima cosa, dalla schermata unificata, selezionare nuovo e poi “nuovo documento”, come spiegato a pagina 2. Comporre il testo nella finestra, come nella fig.5
fig.5 – scrivete un testo
Poi, mettete il cursore nella posizione in cui volete inserire l’immagine (nel nostro esempio in una nuova riga alla fine del testo) e cliccate sulla linguetta “Inserisci” . Si aprirà una nuova interfaccia, identica alla prima ma con una diversa barra strumenti. Cliccate sul pulsante immagine, a destra [fig.6].
fig.6 – inserire l’immagine
Si aprirà una finestra pop-up. Si possono caricare immagini sia dal proprio computer che dal web. Inserire il percorso dell’immagine (o l’indirizzo internet) e cliccare sul tasto inserisci. L’immagine verrà visualizzata nella casella di testo. Adesso condividiamo il nostro documento con un nostro collaboratore. Per condividere un documento, occorre selezionare la linguetta azzurro scuro condividi in alto a destra. [fig.7]
[fig.7] Per condividere un documento, cliccare la linguetta in alto a destra
Inserire l’indirizzo email delle persone che si vogliono invitare a lavorare sul documento nella casella di testo al centro della schermata che si è apppena aperta [fig.8]. Spuntare come collaboratori se si desidera permettere agli invitati di modificare il documento, altrimenti selezionare l’opzione come visitatori. Premere Invita collaboratori per inviare l’invito.
[fig.8] – Invita i collaboratori
Mentre si lavora, Google Docs salva automaticamente on-line i documenti. Se si vuole salvare il lavoro sul proprio personal computer, cliccare sul tasto file, in alto a destra [fig.9]. Da questo menù vengono gestite tutte le operazioni di salvataggio, stampa ed esportazione.
[fig.9] – Il menù file
Dal menu a tendina selezionare esporta, e scegliere il formato in cui si preferisce salvare il file. Google Docs può esportare nei seguenti formati:
html - Hyper Text MarkUp Language. E’ il linguaggio di formattazione, piuttosto evoluto, tipico delle pagine web. Può essere visualizzato da qualsiasi browser.
RTF - Rich Text Format – Formato riconosciuto da quasi tutti i browsers, wordprocessor e editor di testo, è un’evoluzione del formato text, e supporta alcune semplici opzioni di formattazione
Word - Formato compatibile con Microsoft Word, l’applicazione di word-processing più diffusa.
OpenOffice – Formato compatibile con OpenOffice, la suite Office Open Source più popolare.
PDF - Portable Document Format – Formato aperto creato da Adobe. E’ molto diffuso, e supportato da browser, visori di anteprima, applicazioni per l’impaginazione e per la grafica.
Testo – O text, è un formato di testo semplice che non supporta opzioni di formattazione.
